В данной статье рассмотрим следующие вопросы:
1. Что такое факсимиле с точки зрения закона.
2. Какими нормативными актами регулируется использование факсимиле.
3. Зачем нужно использование факсимиле?
4. Какие документы разрешено подписывать факсимиле.
5. Какие документы законодательно запрещено подписывать с помощью факсимиле.
6. Условия для использования факсимиле в клинике.
7. Внутренние документы клиники, которые нужно утвердить руководителю для законного использования факсимиле.
8. Режим хранения и учета факсимиле
9. Юридические риски использования факсимиле.
10. Главный вывод о том, что лучше – факсимиле или доверенность?
В клинике приходится подписывать множество самых разных документов. Большая часть из них подписывается от лица руководителя организации - директора.
Наиболее массовым документом такого вида является договор на оказание платных медицинских услуг с пациентом и приложения к нему, они подписываются именно директором от имени клиники, а не врачом (как ИДС). Как все понимают, обеспечить постоянное нахождение директора в клинике для подписания документов с каждым пациентом физически невозможно. Поэтому используются два законных способа передачи права подписания документов от имени директора сотруднику - с помощью доверенности и с помощью факсимиле.
Давайте разберемся, какой из этих способов лучше, удобнее и безопаснее.
Что такое факсимиле? Факси́мильная подпись, или факси́миле (с ударением на «и») — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека.
Также есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
Каким законом регулируется использование факсимиле? Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный статьей 160 ГК РФ.
Зачем нужно использование факсимиле? Для удобства. Руководитель таким способом передает право подписания документов другому сотруднику. Обычно факсимиле используют для ускорения и упрощения рутинного подписания большого количества документов, однотипных действий по оформлению документов, передачи права на подписание документов другому человеку без доверенности и т.д.
Какие документы разрешено подписывать факсимиле? Закон не приводит конкретного перечня документов, для которых можно использовать факсимиле. Т.е. действует правило «что не запрещено, то разрешено».
Какие документы законодательно запрещено подписывать с помощью факсимиле? Нормативно-правовая база РФ в совокупности определяет перечень документов, подписание которых с помощью факсимиле запрещено.
Использование факсимильной подписи запрещено для:
- первичных учетных документов: накладных, актов приема-сдачи товара;
- платежных и других бухгалтерских документов, имеющих финансовые последствия;
- бухгалтерской отчетности, счетов-фактур, налоговых деклараций, кассовых ордеров;
- любых кадровых документов, включая договоры, личные карточки, должностные инструкции;
- конкурсной, аукционной, тендерной информации;
- деклараций и сертификатов соответствия товара;
- доверенностей, включая доверенности в простой письменной форме и доверенности организации;
- заявлений, жалоб, докладных записок;
- векселей
ВАЖНО! Если какой-либо из вышеперечисленных документов будет подписан факсимиле вместо «живой» подписи, он будет считаться юридически недействительным, даже если оформить соответствующие внутренние документы, разрешающие применять факсимиле для них.
Мы знаем, что в реальной жизни для ускорения и упрощения документооборота практически все обмениваются счетами и актами по электронной почте и не всегда оформляют бумажные оригиналы. Это сложившаяся практика, которая, тем не менее, несет риски при запросе этих документов со стороны ФНС – ведь просят предоставить именно оригиналы. К счастью, такие проверки оригиналов проводят не часто и дают время на предоставление запрошенных документов. Организации в этом случае всегда могут запросить и получить от контрагента оригиналы в дополнение к скан-копиям, и это не будет считаться нарушением, юр.лица всегда смогут предоставить по запросу оригинал. А вот в случае оформления актов выполненных услуг с пациентами факсимиле от клиники лучше не использовать.
Условия для использования факсимиле в клинике. Для использования в клинике факсимиле для подписания документов, в которых закон разрешает использовать такой способ, нужно решение руководителя об этом. Оно оформляется в форме приказа.
Согласно нормам статьи 160 ГК РФ, для использования факсимиле должны быть соблюдены какие-то из этих условий:
1. Использование факсимиле предусмотрено договором с согласия обеих сторон. Данное согласие можно оформить отдельно или сразу включить эту норму в текст основного договора. В том и другом случае обязательно нужно указать конкретные документы, в которых стороны договорились использовать факсимиле.
2. Использование факсимиле предусмотрено внутренним документооборотом, установленным приказом руководителя организации. Здесь также необходимо указать точный перечень документов, в которых разрешено использовать факсимиле.
В этом состоит главная опасность для организации использовать факсимиле бездумно, не опираясь на требования закона.
Наиболее частая ошибка – когда руководитель изготавливает штамп факсимиле и просто начинает подписывать им все документы, не создавая под это нормативных оснований.
Без этих документов использование факсимиле будет считаться незаконным, а подпись с его использованием – не действующей. А значит, подписанные таким способом документы юридически будут считаться не подписанными и не легитимными.
Например, если руководитель принимает решение о подписании со стороны клиники договора на оказание платных медицинских услуг с использованием факсимиле, то нужен приказ руководителя, но и его будет недостаточно - в самом тексте договора должно быть четкое указание согласия сторон на такой способ подписания.
Внутренние документы клиники, которые нужно утвердить руководителю для законного использования факсимиле. Приказ руководителя об использовании факсимиле для подписания документов
Перечень документов, которые разрешено подписывать факсимиле в соответствии с приказом.
Положение о порядке хранения и использования факсимиле в организации.
Перечень сотрудников, ответственных за работу с факсимиле и его хранение, формат их ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.
Режим хранения и учета факсимиле Физическое факсимиле в виде штампа хранят в сейфе с указанием во внутренних документах сотрудников, имеющих доступ к нему, а также порядка использования.
Порядок учета изготовления и уничтожения факсимиле законом не установлен. Наиболее удобно использовать тот же порядок, что и для учета штампов и печатей организации: завести журнал учета и отмечать в нем даты выдачи и возврата факсимиле.
Цифровое факсимиле удобно хранить на компьютере ответственного сотрудника или в папке на общем диске, который защищен паролем и закрыт от доступа посторонних лиц, не имеющих права использования факсимиле.
Юридические риски использования факсимиле. Кроме удобства, применение факсимиле несет в себе и несколько опасностей, например:
1. Кража факсимиле и использование его в последующем для подписания договоров с контрагентами.
2. Получение к факсимиле доступа посторонних лиц по причине недостаточного внимания к его хранению и расположению в течение рабочего дня и подписание с его помощью любых документов организации.
При таких обстоятельствах бывает крайне проблематично доказать факт кражи или несанкционированного получения доступа посторонних лиц к факсимиле. А это означает, что подписанные таким способом юридические документы могут быть для организации обязательны к исполнению вопреки желанию или распоряжению руководителя.
Итак, единственным аргументом в пользу применения факсимиле является отсутствие необходимости выдавать доверенность администраторам для подписания документов.
А вот против применения факсимиле аргументов гораздо больше:
Штамп факсимиле могут получить и использовать лица, которые имеют к нему права доступа.
Факсимиле может быть украдено и использовано когда угодно и кем угодно от имени организации.
Необходимо создавать и вести множество внутренних документов для использования факсимиле.
Необходимо контролировать режим доступа и хранения факсимиле в организации.
Невозможно технически установить, кто именно поставил штамп факсимиле на документе, экспертиза это определить не может, в отличие от подписи по доверенности.
Лично мое мнение как эксперта – не в пользу использования факсимиле в клинике. Гораздо проще и надежнее давать право подписи документов по доверенности конкретным сотрудникам клиники. Это позволяет контролировать факт подписания документов, в любой момент прекратить действие доверенности, определить с помощью экспертизы конкретное лицо, поставившее подпись на документе.
Факсимиле несет слишком много рисков по сравнению с минимальной пользой его применения.
С уважением,
юрист и эксперт по медицинскому праву,
доктор Владислав Аносов.
