Итак, вы зарегистрировали ООО.
Сразу после внесения сведений в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) о регистрации компании, у Общества с ограниченной ответственностью возникает ряд обязательств по выполнению корпоративного законодательства. При этом не важно сколько у ООО учредителей и какая выбрана структура управления.
ООО с единственным участником, назначившим себя Генеральным директором и возложившим на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета, так как же как и ООО с пятьюдесятью участниками, Советом директоров и Ревизионной Комиссией обязано выполнять предписания, установленные законом по ведению документации. Невыполнение грозит ОЧЕНЬ серьезными штрафами.
А требует от ООО закон всего-то следить за необходимым составом документации компании. Иначе - ужас и кошмар. Законодатель предусмотрел в КоАП РФ СПЕЦИАЛЬНЫЕ статьи с ШЕСТИЗНАЧНЫМИ штрафными санкциями за нарушения в области документального обеспечения работы общества с ограниченной ответственностью.
А теперь смотрим пошагово матчасть:
Корпоративные штрафы согласно КоАП РФ:
1. Статья 13.25 КоАП — «Нарушение требований законодательства о хранении документов».
За нарушение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которая предусмотрена законодательством об ООО, а также за нарушение установленных порядка и сроков хранения обязательных документов, общество могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа от 200 до 300 тысяч рублей.
Речь идет о документах, перечисленных в ст 50 ФЗ «Об ООО». К ним относятся:
- учредительные документы общества,
- внутренние документы ООО (положения, регламенты и пр.),
- протоколы общих собраний участников,
- списки аффилированных лиц
- и другие документы, в т.ч. бухгалтерские (с 1 июля 2017 года в соответствии с пунктом 1 статьи 31.1 ФЗ «Об ООО» - список участников общества)
Функции по контролю и надзору за соблюдением требований о хранении документов обществами с ограниченной ответственностью закреплены за должностными лицами различных гос.органов и за судами общей юрисдикции.
Надзорный орган уполномочен составлять протоколы об административных правонарушениях, а суды рассматривать дела об административных правонарушениях и выносит решения о штрафах.
С учетом рыночной ситуации, вышеперечисленные документы могут запросить множество органов - от банка, в котором находится Ваш расчетный счет, до налоговой инспекции.
Таким образом, отсутствие при проверке в ООО любого корпоративного документа – например, Протокола Общего собрания участников о назначении Генерального директора или затерявшегося Устава в последней редакции – это абсолютно законный повод наложить штраф на общество в размере 200.000 рублей.
А количество документов ООО, подлежащее хранению, оставляет широкий простор для проверяющих органов формально и буквально подойти к проверке.
Для определения сроков хранения документов к ООО применяется Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558, утверждающий перечень и сроки хранения документов.
Учредительные документы не подлежат утилизации, хранить их нужно постоянно, даже после закрытия организации.
Срок давности по данному правонарушению - год. Учитывая, что многие документы можно запросить, восстановить или создать «задним числом» создается ложное впечатление об отсутствии необходимости озаботиться приведением дел в порядок прямо сейчас, но корпоративное законодательство устанавливает не только определенные сроки, но и порядок утверждения документов.
Например, Протокол ООО в обязательном порядке заверяется нотариусом, если иное не установлено в Уставе ООО. А практически во всех уставах иного не указано. С заверением такого Протокола через значительно время могут возникнут сложности, а точнее - это просто невозможно сделать. Нотариус документы задним числом не заверяет.
2. Ч. 11 ст.15.23.1 КоАП - незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей.
На практике большинство ООО вообще не проводит общее собрание участников в даты, указанные в Уставе. Более добросовестные ограничивается формальным составлением протокола с указанием на якобы рассмотренные вопросы: итоги года, планы на следующий и т.п.
В обоих случаях любой из участников (если их два и более) может ссылаться на нарушение порядка проведения собраний.
Итог несоответствия отраженного в Уставе ООО порядка созыва и проведения общих собраний участников действительному положению дел в компании является основанием для наложения штрафа 700 000 рублей на ООО и еще 30.000 рублей на его директора как на должностное лицо.
В корпоративном законодательстве содержится большое количество требований к процедуре созыва, подготовки и проведения общих собраний участников обществ, и за нарушение любого формального положения компания может быть привлечена к административной ответственности.
Если участник Общества один, то он также обязан проводить общее собрание участников и выносить решение:
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 23.04.2018) "Об обществах с ограниченной ответственностью",
Статья 39. Принятие решений по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, единственным участником общества.
В обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно.
При этом положения статей 34, 35, 36, 37, 38 и 43 настоящего Федерального закона не применяются, за исключением положений, касающихся сроков проведения годового общего собрания участников общества.
При этом решение единственного участника не удостоверяется нотариально.
При увеличении уставного капитала нотариально свидетельствуется подпись единственного участника (п. 3 ст. 17 данного Закона).
Так как при регистрации ООО, как правило, не уделяется должного вниманию разработке Устава, отвечающего нуждам конкретной компании, а берется «типовой», впоследствии обнаруживается огромное количество подводных камней, которые и ведут к гигантским штрафам и которые, на самом деле, так легко избежать заранее, скорректировав положения Устава «под себя».
Знать, какие документы должны находится на хранении в ООО, какой срок и порядок хранения, как правильно и своевременно вносить изменения в ЕГРЮЛ, как принять нужный именно Вашей компании Устав, как правильно вести список участников и составлять протоколы общего собрания участников, как оформить выход участника из ООО – это обязанность каждого руководителя.
Но мы понимаем, что эти знания у большинства отсутствиую, а знгачит - ВЫ В ЗОНЕ РИСКА ЭТИХ ШТРАФОВ!
Ответом на эти и другие вопросы корпоративного законодательства является готовое решение - разработанный нашими экспертами Блок №19 «Корпоративные документы ООО».
Наши документы гарантированно помогут вам избежать штрафных санкций.
Структура и состав Корпоративного блока №19:
0. Общая информация:
v Чек-лист документов, подлежащих хранению
v Информация о сроках хранения
v Актуальные вопросы хранения документов
1. Юридический статус:
v Сопроводительная информация - какие документы подтверждают статус Компании, как они выглядят, как их восстановить
v Образцы документов: Свидетельство ОГРН, ИНН, Лист записи ЕГРЮЛ
2. Учредительные документы:
v Справочная информация по учредительным документам
v Устав:
Ø Вопросы разработки индивидуального Устава
Ø Устав ООО – убрать лишнее, добавить нужное
v Типовой Устав (с 24 июня 2019г)
Ø 36 типовых уставов
Ø Сравнительная таблица уставов
Ø Актуальные вопросы применения типовых уставов
v Протокол/Решение о создании ООО
Ø Бланк Протокола о создании с двумя учредителями
Ø Бланк Решения единственного учредителя
Ø Образец Протокола/Решения
v Протоколы/Решения о внесении изменений
Ø Инструкция о составлении Протоколов/Решений о внесении изменений
Ø Протоколы о внесении изменений, связанные с внесением изменений в учредительные документы ООО:
§ Добавить ОКВЭД
§ Изменить ОКЭД
§ Удалить ОКВЭД
§ Создание филиала ООО
§ Изменение адреса ООО
§ Изменение наименования
§ Уменьшение уставного капитала
§ Увеличение уставного капитала
Ø Протоколы о внесении изменений, не связанные с внесением изменений в учредительные документы ООО:
§ Добавить ОКВЭД
§ Исключить ОКВЭД
§ Наследование доли
§ Исправление ошибки
§ Продажа доли
§ Изменение адреса ООО
§ Смена директора ООО
§ Выход участника
Ø Решения единственного участника:
§ Создание филиала
§ Изменение ОКВЭД
§ Изменение адреса и директора
§ Увеличение капитала
v Учредительный договор или Договор об учреждении:
Ø Договор об учреждении ООО – образцы
v Положение о филиале – образец
v Положение об обособленном подразделении – образец
3. Уставный капитал
v Информация об уставном капитале ООО
v Документы, подтверждающие оплату уставного капитала, документы, подтверждающие оплату участниками дополнительных вкладов:
Ø Информация об уставном капитале
Ø Денежная оценка неденежного вклада
Ø Акт оценки имущества
Ø Акт приема-передачи имущества
Ø Образец справки об оплате уставного капитала
v Протоколы/Решения об увеличении уставного капитала. Протоколы/Решения об уменьшении уставного капитала.
Ø Заявление о внесении дополнительного вклада в УК ООО
Ø Решение единственного участника об увеличении УК
Ø Протокол об уменьшении УК
Ø Протокол об увеличении УК
Ø Образцы заполнения заявления для подачи сведений в ИФНС (ЕГРЮЛ)
4. Участники
v Список участников Общества
Ø Информация о списке участников
Ø Положение о ведении списка участников ООО
Ø Бланк списка участников
v Выход участника из ООО
Ø Информация о выходе участника из ООО
Ø Бланк заявления о выходе участника из ООО
v Ввод участника в ООО
Ø Способы ввода участника в ООО
v Список аффилированных лиц
Ø Информация о списке аффилированных лиц
Ø Образец заполнения списка аффилированных лиц
v Соглашение между участниками
Ø Договор об осуществлении прав участников ООО: общие положения
Ø Образец корпоративного договора
v Распределение чистой прибыли между ООО
5. Органы управления
v Протоколы Общего собрания участников/Решения единственного участника
Ø Общее собрание участников: актуальные вопросы
Ø Журнал регистрации протоколов
Ø Изменяем сроки подготовки Общего собрания
Ø Оформление Протокола и Решения
Ø Образцы Протоколов
v Протоколы заседаний Совета директоров
Ø Оформление Протокола заседания
Ø Образец Протокола
Ø Положение о совете директоров
v Трудовой договор с директором
Ø Генеральный директор – нюансы избрания и осуществления полномочий
Ø Положение об единоличном исполнительном органе
Ø Образец Трудового договора
Ø Образец Приказа о назначении
v Приказ директора о назначении главного бухгалтера (возложении этих полномочий на себя)
v Аудитор и Ревизионная комиссия, их отчеты и заключения
Ø Аудит ООО: общие положения
Ø Ревизионная Комиссия: что делать, если указана в Уставе
Ø Положение о Ревизионной Комиссии
6. Документы, подтверждающие адрес организации
v Юридический адрес – общие положения
v Гарантийное письмо от собственника нежилого помещения (при создании Общества)
v Типовой договор аренды помещения
v Сведения о местонахождении ООО
Внесение изменений в ЕГРЮЛ
v Внесение изменений в Устав
Ø Инструкция о внесении изменений в Устав
Ø Инструкция по заполнению заявления по форме Р13001
Ø Требования к оформлению
Ø Бланк формы Р130001
Ø Образцы заполнения каждого вносимого изменения
v Внесение изменений, не связанных с внесением изменений в учредительные документы
Ø Инструкция о внесении изменений, не связанных с изменениями Устава
Ø Инструкция по заполнению заявления по форме Р14001
Ø Бланк формы Р140001
Ø Образцы заполнения каждого вносимого изменения
Актуальней нормативно-правовые акты, регулирующие корпоративные отношения, в том числе и готовящиеся вступить в силу в 2019г.
Как и всегда, документы полностью готовы к внедрению - достаточно просто внести Ваши реквизиты для индивидуализации.
Не ждите, когда проверка выявит нарушения по документации ООО - суммы штрафов такие, что церемониться уже никто не будет.
Позаботьтесь о защите своей компании заранее и купите Блок №19 с готовыми документами всего за 5.900 рублей.
Или ждите счет на миллион после проверки - решать Вам...