Правовое заключение по вопросу ведения медицинской документации в электронной и бумажной форме

Настоящее заключение подготовлено по вопросу применения приказа Минздрава России от 25.03.2026 № 209н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов».
Рассматриваются следующие вопросы:
·         в каких случаях допускается ведение медицинской документации в электронной форме;
·         в каких случаях ведение документации осуществляется в бумажной форме;
·         вправе ли медицинская организация продолжать бумажное ведение документации при отсутствии письменного заявления пациента о ведении документов в бумажном виде.

Нормативная основа
Ключевым нормативным актом является приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н, которым утвержден порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов.
Из содержания приказа следует, что он регулирует именно правила ведения медицинской документации в форме электронных документов, условия юридической значимости таких документов, требования к их подписанию, хранению, передаче, предоставлению копий и включению сведений в государственные информационные ресурсы.

Когда допустимо ведение документации только в электронном виде
Ведение медицинской документации в форме электронных документов без дублирования на бумажном носителе допустимо при одновременном наличии следующих условий.
1.       Медицинская организация приняла решение о ведении медицинской документации в форме электронных документов и обеспечила соблюдение установленного приказом порядка.
2.       От пациента либо его законного представителя не поступило заявление в простой письменной форме о ведении медицинской документации в бумажном виде.
3.       Организация выполняет требования к подписанию электронных документов, их учету, хранению, передаче, предоставлению копий и информационному взаимодействию.
Таким образом, электронное ведение документации без бумажного дублирования является допустимым режимом работы, если организация организационно и технически перешла на электронный документооборот и пациент не потребовал бумажную форму.

Когда документация ведется в бумажной форме
Бумажная форма медицинской документации обязательна или допустима в следующих случаях.

1. При наличии письменного заявления пациента
Если пациент либо его законный представитель подал заявление в простой письменной форме о ведении медицинской документации в бумажном виде, организация обязана обеспечить ведение документации в бумажной форме в отношении такого пациента.
Правовое значение заявления состоит не в том, что без него бумажная форма запрещена, а в том, что при его наличии у медицинской организации возникает обязанность обеспечить бумажное ведение документации.

2. Если организация не перешла на электронный документооборот по приказу № 209н
Приказ № 209н не устанавливает всеобщую обязанность для всех медицинских организаций немедленно отказаться от бумажного документооборота. Он определяет правила для тех случаев, когда документация ведется в форме электронных документов.
Следовательно, если медицинская организация не реализовала переход на электронный документооборот в порядке, предусмотренном приказом № 209н, она вправе продолжать ведение медицинской документации в бумажной форме.
В этом случае отсутствие письменного заявления пациента о ведении документов на бумаге не лишает организацию права вести документацию на бумажном носителе.

3. В резервных и специальных организационных режимах
Если локальными актами организации предусмотрены резервные процедуры на случай технических сбоев, недоступности информационной системы, нарушений связи, невозможности подписания электронных документов или иных чрезвычайных обстоятельств, допустимо временное оформление документов на бумажном носителе с последующим внесением сведений в электронную систему.
Такой подход должен быть заранее урегулирован внутренними документами медицинской организации.

Ответ на основной вопрос
Можно ли вести документацию в бумажной форме, если пациент не подал письменное заявление?
Да, можно, если медицинская организация в целом не перешла на ведение медицинской документации исключительно в форме электронных документов по правилам приказа № 209н.
Отсутствие письменного заявления пациента означает только то, что у организации нет специальной обязанности вести документацию по данному пациенту именно на бумаге в рамках уже действующего электронного документооборота.
Однако само по себе отсутствие такого заявления не создает запрета на бумажное ведение документации.
Иными словами:
·         если организация внедрила электронное ведение документов по приказу № 209н, то по общему правилу документация ведется в электронной форме без дублирования на бумаге, пока пациент не попросил бумажный формат;
·         если организация не внедрила такой режим, она вправе продолжать бумажное ведение документации без получения от каждого пациента отдельного письменного заявления.

Практически значимые выводы для медицинской организации
1.       Приказ № 209н устанавливает правовой режим электронного ведения медицинской документации, а не абсолютный запрет бумажной формы.
2.       Электронное ведение без бумажного дублирования возможно при соблюдении требований приказа и при отсутствии письменного заявления пациента о бумажной форме.
3.       Наличие заявления пациента о бумажной форме делает бумажное ведение документации обязательным в отношении такого пациента.
4.       Отсутствие заявления пациента не означает, что организация обязана вести документацию только в электронном виде.
5.       Медицинская организация, не перешедшая на электронный документооборот по правилам приказа № 209н, вправе продолжать бумажное ведение документации.
6.       Для снижения правовых рисков организации целесообразно утвердить локальный акт о выбранной модели документооборота: полностью электронной, гибридной либо бумажной, а также регламент резервного бумажного оформления при технических сбоях.

Рекомендация для оформления внутренних документов клиники
Для правовой определенности рекомендуется утвердить в медицинской организации:
·         положение о системе документооборота в сфере охраны здоровья;
·         порядок ведения медицинской документации в электронной форме;
·         форму заявления пациента о ведении документации в бумажном виде;
·         регламент предоставления бумажных копий электронных медицинских документов;
·         порядок действий работников при технической невозможности оформления электронных документов.
Такая локальная база позволит обосновать выбранную модель работы при проверках и снизить риски споров с пациентами и контролирующими органами.

Анализ подготовлен руководителем «Центра защиты врачей» медицинским юристом Владиславом Аносовым.